¿Qué es un briefing?

  • Prefiero la palabra “resumen” o “informe”, la verdad, pero es lo que se usa en el sector
  • Es un documento que recoge indicaciones para hacer algo, en este caso, una web
  • Es interesante hacerlo por dos razones:
    • así tendremos claro nosotras mismas cómo será nuestro proyecto
    • a la hora de buscar un proveedor, podemos entregar este documento a la persona, entidad, empresa… que nos va a montar el sitio y pedirles que trabajen sobre él. Así entenderán mucho mejor qué queremos

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Apartados que puede incluir

  • Información básica sobre la entidad: quiénes sois y a qué os dedicáis, persona de contacto técnica que va a seguir el proyecto y la persona que va a llevar los pagos
  • Objetivo del sitio, lo más concreto posible
  • Reparto de responsabilidades: especifica claramente qué quieres que haga la empresa y qué haréis desde la organización. Por ejemplo: la empresa sólo va a instalar una herramienta y la organización se encargará de actualizar las noticias
  • Estructura. Un esquema con las secciones principales. Por ejemplo: quiénes somos, qué hacemos, noticias de actualidad, dónde estamos, anuncios de voluntariado…
  • Servicios. Herramientas que incluirá el sitio que llevan por detrás cierta programación: buscador, sistema de suscripción por correo-e, RSS, sistema de estadísticas, una agenda automatizada, etc.
  • Disposición. Un esquema orientativo con indicaciones sobre cómo irá organizada la estructura y los servicios. Por ejemplo: un menú superior con información estática (quiénes somos, qué hacemos, dónde estamos, contacta) y uno lateral con las secciones de actualidad que se renueva habitualmente (anuncios de voluntariado, denuncias, informes…), una cabecera con el logo y el buscador, un pie de página con la licencia copyleft, etc.
  • Referencias funcionales. Si hay algún sitio que funciona de forma similar al que deseas, incluye los enlaces. Por ejemplo: si queréis hacer una red social y os gusta cómo funciona Ning más que Facebook, agregad el enlace explicando qué cosa os gusta.
  • Referencias estéticas. Si tenéis algún material ya diseñado anteriormente (logos, folletos…), un libro con pautas estéticas o conocéis sitios con una estética que os gusta, aportad todas estas referencias.
  • Requerimientos tecnológicos.
    • Software libre o privativo
    • Administrador: si queréis contar con una herramienta con la que accedáis al sitio y lo actualicéis o modifiquéis de forma sencilla
    • Nivel de accesibilidad
    • Usabilidad
    • Compatibilidad con diferentes navegadores (especificar cuáles: Internet Explorer, Mozilla, Ópera, Google Chrome…)
    • Indicad si necesitáis un alojamiento (hosting) o no. Si disponéis de uno, también podéis especificar qué cualidades tiene: capacidad, bases de datos, etc. Esta información técnica te la da la empresa o web donde has contratado el servicio
    • Indicad si necesitáis un dominio o no
  • Plazos. Indicar cuándo se debe entregar la propuesta con el presupuesto y para qué fecha pensáis que debería estar el sitio en funcionamiento
  • Requerimientos para las ofertas. Pedirle a la persona o empresa información como la que sigue:
    • El CV de la persona o personas que van a trabajar en el proyecto
    • Si es un equipo, solicitad un organigrama para saber qué va a hacer cada cual
    • Certificado laboral de las personas implicadas en el trabajo (así intentamos evitar la piratería)
    • Enlaces y documentación sobre proyectos similares que hayan desarrollado y que funcionen actualmente
    • Persona de contacto (interlocutora clara para todo el proyecto) y sus datos de contacto
    • Presupuesto desglosado lo máximo posible que incluya cuánto cuesta el hosting, el diseño, la maquetación, etc.
    • Presupuesto para el mantenimiento del proyecto
    • Metodología de trabajo
    • Cómo y cuándo os irán informando de sus avances. En proyectos grandes, puede ser recomendable utilizar un gestor de proyectos

Recomendaciones

  • No te ciñas a indicaciones estéticas. Una web es mucho más que el aspecto: estructura, servicios (qué cosas hace), usabilidad, accesibilidad…
  • Pregúntalo todo si tienes dudas: ¿esto se puede hacer?, ¿cuánto cuesta?, ¿lo ves importante?, ¿cuánto se tardaría más?
  • Pide varios presupuestos. Te sorprenderá los diferentes que son. Cuida tu elección. Consulta a gente experta si tienes dudas
  • Si se entrega un documento así de completo, se tendrá muy claro qué se desea. Pero, además, si el sitio es complicado, podría ser recomendable elaborar un prototipo navegable con programas como Axure
  • Si tienes recursos para contratarlas, hay personas y empresas especializadas en hacer este tipo de informes y prototipos
  • Acepta sugerencias y cambios sobre el briefing por parte de las empresas
  • Si el presupuesto es ajustado, podéis indicar cuáles son las funcionalidades principales y cuáles son opcionales para que las presupuesten
  • Es posible que las empresas cuenten ya con herramientas desarrolladas que cumplen lo que quieres o que exista software libre que haga exactamente eso que estás pensando, tú pregunta :)
  • Es posible que cuenten con herramientas que hacen algo muy similar, pero que tienen diferente disposición y tengas que adaptarte a ellas. Puede que pienses “de qué me sirve el curro echado en el briefing y el prototipo si ya tienen algo que funciona”. Pues, francamente: para saber tú misma qué quieres exactamente
  • En algunos casos tendrás que hacer una labor de “traducción“. Algunas empresas destacarán en los proyectos cosas que quizá nos parecen menos importantes en un proyecto social. Intenta dejar claro los objetivos del proyecto y que sea esto lo que dejen más visible y sencillo de usar

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Gracias, Tocaya-sama