¿Qué es un briefing?

• Prefiero la palabra “resumen” o “informe”, la verdad, pero es lo que se usa en el sector
• Es un documento que recoge indicaciones para hacer algo, en este caso, una web
• Es interesante hacerlo por dos razones:
  • así tendremos claro nosotras mismas cómo será nuestro proyecto
  • a la hora de buscar un proveedor, podemos entregar este documento a la persona, entidad, empresa… que nos va a montar el sitio y pedirles que trabajen sobre él. Así entenderán mucho mejor qué queremos

Apartados que puede incluir

• Información básica sobre la entidad: quiénes sois y a qué os dedicáis, persona de contacto técnica que va a seguir el proyecto y la persona que va a llevar los pagos
• Objetivo del sitio, lo más concreto posible
• Reparto de responsabilidades: especifica claramente qué quieres que haga la empresa y qué haréis desde la organización. Por ejemplo: la empresa sólo va a instalar una herramienta y la organización se encargará de actualizar las noticias
• Estructura. Un esquema con las secciones principales. Por ejemplo: quiénes somos, qué hacemos, noticias de actualidad, dónde estamos, anuncios de voluntariado…
• Servicios. Herramientas que incluirá el sitio que llevan por detrás cierta programación: buscador, sistema de suscripción por correo-e, RSS, sistema de estadísticas, una agenda automatizada, etc.
• Disposición. Un esquema orientativo con indicaciones sobre cómo irá organizada la estructura y los servicios. Por ejemplo: un menú superior con información estática (quiénes somos, qué hacemos, dónde estamos, contacta) y uno lateral con las secciones de actualidad que se renueva habitualmente (anuncios de voluntariado, denuncias, informes…), una cabecera con el logo y el buscador, un pie de página con la licencia copyleft, etc.
• Referencias funcionales. Si hay algún sitio que funciona de forma similar al que deseas, incluye los enlaces. Por ejemplo: si queréis hacer una red social y os gusta cómo funciona Ning más que Facebook, agregad el enlace explicando qué cosa os gusta.
• Referencias estéticas. Si tenéis algún material ya diseñado anteriormente (logos, folletos…), un libro con pautas estéticas o conocéis sitios con una estética que os gusta, aportad todas estas referencias.
• Requerimientos tecnológicos.
  • Software libre o privativo
  • Administrador: si queréis contar con una herramienta con la que accedáis al sitio y lo actualicéis o modifiquéis de forma sencilla
  • Nivel de accesibilidad
  • Usabilidad
  • Compatibilidad con diferentes navegadores (especificar cuáles: Internet Explorer, Mozilla, Ópera, Google Chrome…)
  • Indicad si necesitáis un alojamiento (hosting) o no. Si disponéis de uno, también podéis especificar qué cualidades tiene: capacidad, bases de datos, etc. Esta información técnica te la da la empresa o web donde has contratado el servicio
  • Indicad si necesitáis un dominio o no
• Plazos. Indicar cuándo se debe entregar la propuesta con el presupuesto y para qué fecha pensáis que debería estar el sitio en funcionamiento
• Requerimientos para las ofertas. Pedirle a la persona o empresa información como la que sigue:
  • El CV de la persona o personas que van a trabajar en el proyecto
  • Si es un equipo, solicitad un organigrama para saber qué va a hacer cada cual
  • Certificado laboral de las personas implicadas en el trabajo (así intentamos evitar la piratería)
  • Enlaces y documentación sobre proyectos similares que hayan desarrollado y que funcionen actualmente
  • Persona de contacto (interlocutora clara para todo el proyecto) y sus datos de contacto
  • Presupuesto desglosado lo máximo posible que incluya cuánto cuesta el hosting, el diseño, la maquetación, etc.
  • Presupuesto para el mantenimiento del proyecto
  • Metodología de trabajo
  • Cómo y cuándo os irán informando de sus avances. En proyectos grandes, puede ser recomendable utilizar un gestor de proyectos

Recomendaciones

• No te ciñas a indicaciones estéticas. Una web es mucho más que el aspecto: estructura, servicios (qué cosas hace), usabilidad, accesibilidad…
• Pregúntalo todo si tienes dudas: ¿esto se puede hacer?, ¿cuánto cuesta?, ¿lo ves importante?, ¿cuánto se tardaría más?
• Pide varios presupuestos. Te sorprenderá los diferentes que son. Cuida tu elección. Consulta a gente experta si tienes dudas
• Si se entrega un documento así de completo, se tendrá muy claro qué se desea. Pero, además, si el sitio es complicado, podría ser recomendable elaborar un prototipo navegable con programas como Axure
• Si tienes recursos para contratarlas, hay personas y empresas especializadas en hacer este tipo de informes y prototipos
• Acepta sugerencias y cambios sobre el briefing por parte de las empresas
• Si el presupuesto es ajustado, podéis indicar cuáles son las funcionalidades principales y cuáles son opcionales para que las presupuesten
• Es posible que las empresas cuenten ya con herramientas desarrolladas que cumplen lo que quieres o que exista software libre que haga exactamente eso que estás pensando, tú pregunta
• Es posible que cuenten con herramientas que hacen algo muy similar, pero que tienen diferente disposición y tengas que adaptarte a ellas. Puede que pienses “de qué me sirve el curro echado en el briefing y el prototipo si ya tienen algo que funciona”. Pues, francamente: para saber tú misma qué quieres exactamente
• En algunos casos tendrás que hacer una labor de “traducción“. Algunas empresas destacarán en los proyectos cosas que quizá nos parecen menos importantes en un proyecto social. Intenta dejar claro los objetivos del proyecto y que sea esto lo que dejen más visible y sencillo de usar

Artículos relacionados

• Guía básica de cuestionamiento de proyectos TIC
• Pequeño diccionario masticable

Gracias, Tocaya-sama

Exposición

• Caso: Rediseño de la plantilla y el boletín online de una organización social.
• Partes implicadas:

1. Entidad solicitante (yo, en otras palabras)
2. Profesional del diseño
3. Empresa que gestiona el servidor de la web.

• Conflicto:

1. La entidad solicitante propone el proyecto al profesional del diseño. Se explica por teléfono algunos detalles y otros por correo electrónico.
2. El profesional envía el diseño perfectamente desarrollado, pero sin adaptarlo completamente a la herramienta.  Se le pide que lo adapte, pero declara que en la solicitud no se había indicado esa necesaria adaptación, que considera añadida. Además, tampoco conoce la herramienta.
3. Se le solicita a la empresa que ofreza una explicación de la herramienta que han instalado al diseñador, pero ésta se niega. No lo consideran parte de su trabajo.

Resolución

• Solución final: La entidad solicitante acaba convenciendo al diseñador (sin pruebas) de que sí se le solicitó por teléfono esa adaptación. Descarga, estudia y explica la herramienta al diseñador.
• Reflexión: ¿Qué hubiera pasado en este caso si la entidad solicitante no hubiera tenido los conocimientos necesarios para explicar la herramienta al diseñador? He aquí un problemón al que se enfrentan miles de organizaciones ante el desarrollo de proyectos en internet.
• Consejo 1: Dejar todos los requisitos del proyecto online por escrito. Esforzarse mucho en esto para evitar sorpresas. Asegurarse de que la otra parte lo comprende y sabe hacerlo todo.
• Consejo 2: La mejor manera de que esté todo atado va incluso más allá de dejarlo por escrito, sino dejarlo dibujado. Se trata de realizar un prototipo del proyecto. Es una versión simplificada del proyecto, pero totalmente navegable. Esto no sólo hace que esté muy claro cómo se quieren las cosas, sino que incluso anticipamos posibles problemas del diseño.
• Consejo 3: Dejar acordado con la empresa que gestiona vuestro sitio tenga que colaborar en este tipo de casos.  Tratar de controlar al máximo todas las posibilidades de nuestra página. Aunque no sepamos cómo gestionar los archivos del servidor, debemos tener alguna forma de acceder a todo, recuperarlo y mudarlo en el caso de que se rompa la relación con la empresa.
• Extrapolable a: Proyectos online en los que participen varias partes.

Estoy teniendo la oportunidad de participar en un debate en la sede de España de Amnistía Internacional sobre renovar su estrategia en internet.

Comparto algunas impresiones de forma desordenada:

• Mi papel hasta ahora ha sido hablar a un conjunto de activistas de la importancia de: sumergirse en la cultura web 2.0 antes de decidir, definir una estrategia tras esa inmersión y también he lanzado algunas críticas e ideas que pueden llevar a cabo.
• La verdad es que es fascinante: generalmente en los talleres te quedas en un nivel muy básico de discusión, aquí se están planteando ya una estrategia potente y la implicación de todxs sus activistas. Podemos aprender mucho de un proceso así.
• Un activista de Valencia nos decía que en dos meses su grupo local en Facebook cuenta ya con casi 200 personas. “Se ha acercado gente a la sede de un perfil al que antes nos costaba mucho llegar”, comentaba.
• Les he recomendado no tener miedo a lanzar proyectos que no funcionen finalmente. Tienen que ensayar y experimentar.
• “Llevamos 6 ó 7 años promoviendo el ciberactivismo en España. Somos pioneros en esto. Sin embargo, nuestra forma de hacer ciberactivismo está quedando desfasada“, comentaba un participante.
• Es lógico: la estrategia 2.0 no está impresa. La han publicado en un wiki interno. “No va a estar en papel, esto tiene que ir adaptándose, construyéndose de manera colaborativa”.
• En la estrategia hablaban de “aprovechar las oportunidades de internet para llegar a 25.000 personas”. Varias personas han coincidido en cambiar la redacción de “llegar” a “relacionarse con” e indicar qué se espera: movilizar a audiencia joven, movilizar aún a más masa de gente y captar recursos.
• Piensan utilizar o ya tienen en marcha herramientas como Twitter, Facebook, Tuenti, YouTube, Flickr… cada cual adaptada a unas necesidades. Tuenti para los grupos universitarios, Flickr para los grupos locales, etcétera. En una siguiente fase se plantean incidir en Wikipedia.
• También han pensado en las formas de colaboración para activistas de manera individual y no tan institucional. Gran idea. Promoverán que se hable de Amnistía en blogs, participarán en comentarios de páginas externas (como medios digitales), se moverán en agregadores (Menéame, por ejemplo) y tratarán de que sus denuncias se reflejen y lancen a través de otros espacios personales como perfiles de redes sociales.
• Varias personas han coincidido en la necesidad de adaptar el lenguaje serio y técnico de Amnistía Internacional para esta estrategia.
• Cosa sorprendente también, se ha incidido en la necesidad de utilizar estas herramientas respetando su espíritu. Es decir, no hacer promoción de la entidad porque sí, sino entender el funcionamiento de la web 2.0 y comunicar de forma no invasiva.
• Creo que es la primera vez que asisto a un proceso así de abierto, democrático y participativo, y eso que llevo unos diez años colaborando con organizaciones sin ánimo de lucro… que se definen todas en sus estatutos como entidades democráticas.
• Me ha encantado que al final se contara qué va a pasar con todas las aportaciones. ¿Dónde va nuestro esfuerzo al proponer ideas, nuestras críticas, la atención depositada? Han comentado las reuniones donde se volverá a profundizar y los documentos que se formalizarán.

Pues hala, que me quedado asín: *O*